Svakodnevno pitanje s kojim se susreću stambene zajednice jeste na koji način mogu doneti odluke i da li te odluke nužno moraju biti rezultat „klasičnog“ okupljanja na sednici. Mnogi članovi stambenih zajednica imaju obaveze koje im otežavaju prisustvo sednicama, pa se postavlja pitanje: Možemo li odluke donositi pisanim putem, bez fizičkog prisustva (sednice)?
Odgovor je da – upravo Zakon o stanovanju i održavanju zgrada (u daljem tekstu: Zakon) predviđa ovu mogućnost.
Šta kaže Zakon?
Prema članu 42. Zakona, glavna tela stambene zajednice jesu skupština i upravnik (ili profesionalni upravnik). Skupština stambene zajednice odlučuje na sednici, ali se odluke mogu donositi i davanjem pisanih izjava van sednice.
Drugim rečima, iako je klasičan put da se održava sednica na kojoj svi vlasnici posebnih delova raspravljaju i izjašnjavaju „uživo“, Zakon jasno ostavlja prostor i za glasanje pisanim putem (anketom), čime se svima olakšava proces odlučivanja – naročito ukoliko svi ne mogu fizički prisustvovati ili se ne mogu uskladiti u isto vreme i na istom mestu.
Kako izgleda procedura pisanim putem?
- Priprema dokumentacije
Najpre je potrebno pripremiti svu relevantnu dokumentaciju, odnosno predlog odluke o kojoj se odlučuje. U predlogu je važno jasno definisati:- Razlog za donošenje odluke,
- Pravnu osnovu (odredbu Zakona),
- Način na koji se odluka sprovodi i njene finansijske, tehničke i druge posledice.
- Dostavljanje materijala vlasnicima
Uprava ili lice zaduženo za organizaciju glasanja (upravnik ili profesionalni upravnik) treba da svim vlasnicima dostavi predloge odluka i anketne listiće. Ovo dostavljanje može biti:- Ubacivanjem materijala u poštanske sandučiće,
- Slanjem elektronskom poštom (ukoliko postoje adrese i saglasnost vlasnika),
- Ličnom predajom ili drugim načinom koji potvrđuje da su vlasnici obavešteni.
- Rok za izjašnjenje
Neophodno je odrediti razuman rok u kojem će se vlasnici izjasniti (najčešće 8 do 15 dana, u zavisnosti od složenosti odluke i dogovora u zgradi). - Potpisivanje i vraćanje izjave
Svi vlasnici potrebno je da jasnim potpisom ili drugim dokazivim načinom (npr. overenim elektronskim putem) potvrde da prihvataju ili odbijaju predlog odluke. - Zapisnik o donetoj odluci
Čim prođe predviđeni rok, upravnik ili profesionalni upravnik je u obavezi da napravi zapisnik o rezultatima glasanja i da o tome obavesti sve vlasnike. Time se proces formalno završava i odluka stupa na snagu ukoliko je za nju glasala zakonom propisana većina.
Zašto je ovo praktično?
- Veća dostupnost: Omogućava svim vlasnicima – koji nisu u mogućnosti da prisustvuju sednici – da učestvuju u odlučivanju.
- Fleksibilnost: Nema potrebe uskladiti slobodno vreme svih članova na isti datum i sat.
- Zapis o svemu: Postoji jasna pisana evidencija o tome ko je glasao, kada i na koji način, što povećava transparentnost i smanjuje sumnju u regularnost procesa.
Mišljenje nadležnog ministarstva i ostali korisni saveti
Nadležno ministarstvo već je u svojim mišljenjima napominjalo da Zakon ne propisuje precizan način prikupljanja evidencije o vlasnicima posebnih delova, kao ni formu kojom se pokreće proces pisanja anketnih listića. Dovoljno je da se ispune osnovni uslovi:
- Svi vlasnici moraju biti uredno obavešteni,
- Rok za izjašnjenje mora biti razuman,
- Jasna evidencija ko je vlasnik i ko je dao svoj potpis ili pristanak.
Upravo iz tih razloga, pored brige o ažurnoj evidenciji vlasnika (koju upravnik može pribaviti iz katastra nepokretnosti ili direktnom anketom), postoji i mogućnost da se vlasnici izjasne van sednice, pisanim putem, ukoliko to žele i ukoliko je to za konkretnu odluku praktično.
Zakonska regulativa u Srbiji, po pitanju stanovanja i održavanja zgrada, sve češće usmerava stambene zajednice ka jednostavnijim i efikasnijim načinima donošenja odluka. Glasanje pisanim putem (anketom) van sednice – predviđeno članom 42. Zakona o stanovanju i održavanju zgrada – daje neophodnu fleksibilnost i svim vlasnicima omogućava da ravnopravno učestvuju u ključnim odlukama.
Kroz jasno definisanu proceduru, uz čuvanje precizne evidencije i rokova, svaka stambena zajednica može iskoristiti prednosti ove metode glasanja, u potpunosti poštujući zakonske odredbe i doprinoseći lakšem funkcionisanju života u zajednici.